(dup) - Was sind die schlimmsten Alpträume im Büro? Ein wichtiges Dokument ist nicht mehr auffindbar? Der Vertrag, dessen entscheidende Klausel jetzt geprüft werden soll, fehlt. Er war da, aber jetzt ist er weg. Falls es überhaupt noch möglich ist, eine Kopie zu beschaffen, wirbelt der unerwartete Aufwand die ganze Tagesplanung durcheinander. Der Schaden kann auch viel größer sein.

Gutes Büromanagement setzt also eine verlässliche Arbeitsumgebung voraus. Wie viel leichter wäre es, wenn alle wichtigen Informationen zentral verfügbar wären: Keine Suche nach Vorlagen, Verträgen, Terminvereinbarungen, Emails. Alles im Zugriff – jetzt! Wo liegt das Problem, eine zentrale Belegverwaltung zu organisieren? Es gilt für unterschiedliche Medien (Papier, Fax, Datei) ein System zu finden, das eine Vielzahl von Formaten unterstützt (Emails, Office System, CRM, Web...), diese dauerhaft speichert und alle Dokumente miteinander kombiniert. Die kombinierte Ablage aller Dokumente ist durch Ausdrucken zwar möglich, führt aber zum Verlust aller technischen Funktionen z.B. das „Weiterleiten“ bei Emails. Die Alternative kann nur heißen: Eine gute Organisation der Dokumente im elektronischen Archiv z.B. mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie beispielsweise TopFact. Elektronische Archive haben sich schon seit vielen Jahren bewährt und organisieren immer häufiger anspruchsvolle Teams aller Größenordnungen.

DMS-Systeme sind sichere Dokumentenspeicher, die für alle wichtigen, gesetzlichen Grundlagen zertifiziert sind (Abgabenordnung, GDPdU).

TopFact ist eine Softwarelösung für das Büromanagement, die über ein zentrales DMS verfügt und mit seinem Workflow schnelle und strukturierte Arbeitsergebnisse erbringt wie z.B. Postein- und –ausgang verwalten, Vorgänge bilden, Aufgaben an Personen oder Teams senden, Wiedervorlagen organisieren, Volltextsuche, dauerhaftes Archivieren, zentrale Vorlagenverwaltung, Wegzugriffe auf Dokumente. Weitere Informationen: www.topfact.de

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