(dup) – Fünf Einzelunternehmen, zwei Standorte, eine Gruppe: D&W Sondermaschinen- und Vorrichtungsbau mit Sitz in Parchim (Mecklenburg-Vorpommern) und Zachow (Brandenburg) verfügt über ein Leistungsspektrum, das von mechanischer Bearbeitung bis zum industriellen Anlagenbau reicht. Trotz der komplexen administrativen Abläufe ist es dank eines modernen Datenmanagement-Systems gelungen, die Eingangspost der fünf wirtschaftlich selbstständigen Unternehmen einheitlich zu organisieren. Für das Unternehmen, das rund 25 Mio. Euro (2008) umsetzt, beginnt ein neues Zeitalter für die Geschäfts-post: Mit der elektronischen Erfassung hat das Papier in vielen Bereichen ausgedient.

„Das neue Datenmanagement-System hat mich vollständig überzeugt“, zieht Martina Wulf, als geschäftsführende Gesellschafterin für die kaufmännische Leitung der Unternehmensgruppe zuständig, Bilanz. Die erste Phase haben die D&W-Firmen, die Maschinenbauteile, Schweißbaugruppen mit mechanischer Bearbeitung, Ausrüstungen und Anlagen aus Stahl, Bühnen und Gestelle, Nutzfahrzeuge und feuerfeste Produkte für verschiedene Industriezweige herstellen und vertreiben, erfolgreich abgeschlossen. Nach der Abgleichung der Betriebsabläufe ist die neue Software nun in allen fünf Betrieben im Einsatz. Alle 40 PC-Arbeitsplätze wurden von Papier auf digitalisierte Geschäftspost und digitale Geschäftsbelege umgestellt. Zurzeit erfolgt in einem nächsten Schritt die elektronische Archivierung aller E-Mails. Die Digitalisierung von CAD-Zeichnungen, Pläne, Ausschreibungsunterlagen soll danach als weiterer Projektschritt erfolgen.

Kürzere Wege – höhere Transparenz
Statt der Akten steht jetzt auf vielen Schreibtischen ein zweiter Bildschirm: er zeigt die digitalen Dokumente an. Durch die Einbindung in das vorhandene Warenwirtschaftssystem spannt die neue Software eine Brücke zwischen Dokumentenmanagement sowie Handels- und Pro-duktionsabläufen. „Das System hilft uns als mittelständischem Betrieb, Verwaltung und Ablauforganisation noch schlanker zu machen“, ist Martina Wulf überzeugt. Die Software verbessere Effizienz und Transparenz innerhalb der Betriebe. Weitere Informationen: www.topfact.de

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